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Gemeinsames Verständnis schaffen – Visualisierung als Tool

7. Jun 2019

Das Visualisieren von Prozessen schafft Klarheit und ein gemeinsames Verständnis im Projektteam. Daher haben wir einige hilfreiche Tipps für Sie zusammengestellt:

  • Generieren Sie fehlendes Verständnis bei allen Projektbeteiligten durch Prozessvisualisierung
  • Stellen Sie die Visualisierungen und Dokumentationen ab der ersten Vorstellung für alle Projektbeteiligte zur Verfügung
  • Erstellen Sie eine Prozessbibliothek
  • Machen Sie Visualisierungen zu einem festen Bestandteil ihrer Meetings und Projekte

Analyse, develop, implement, evaluate and repeat. So, oder so ähnlich, agieren inzwischen viele moderne Unternehmen, um den Anforderungen des Marktes gerecht zu werden und sich möglichst agil zu entwickeln. Für die Gewährleistung einer stetigen Entwicklung und Anpassung, implementieren Unternehmen verschiedenste Neuerungen, oft anhand von Projekten.

Dabei gibt es mehrere Ansätze. Zwei allgemeingültige Ansätze zur Erneuerung und Optimierung bieten neue Technologien und neue Prozesse. Viele Unternehmen bedienen sich der einen oder anderen Lösung um am Ball zu bleiben. Aber genau hier fangen meist die Probleme im Unternehmen an. Jeder Projektmanager kennt ihn – den Spagat zwischen Technologie und organisatorischen Prozessen.

Technologie und Prozesse – eine Einheit

Dabei dürfen Unternehmen hier nicht das eine von dem anderen trennen. Vielmehr muss es „Technologie und Prozesse“ heißen. Eine Betrachtung als Gesamteinheit ermöglicht eine ganzheitliche Beurteilung der offenen Potenziale. So wird die Einführung neuer Technologien ohne die Betrachtung der zugrundeliegenden Prozesse unweigerlich zu Problemen bei der Nutzung der Technik führen. Betrachtet man die Kehrseite, also neue Prozesse einzuführen ohne die betroffenen Technologien zu prüfen und Anpassungen oder Alternativen zu evaluieren, so sieht man, dass mögliche Wettbewerbsvorteile verschwendet werden. Daher ist es wichtig, beide Aspekte zu betrachten, um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen.

Diese Betrachtung erfordert ein gutes Verständnis der Unternehmens- und Projektstruktur, sowie der gesteckten Unternehmensziele, um zu einer geeigneten Beurteilung der Potenziale zu kommen und einen besseren Überblick über unternehmensweite Prozesse zu erlangen.

Fehlendes Prozessverständnis in technischen Projekten

Dabei haben wir in unserem Alltag als Berater die Erfahrung gemacht, dass der Fokus verstärkt auf der Einführung neuer Technologien oder technischer Lösungen liegt – denn Technologie wird immer kurzlebiger und gleichzeitig komplexer, sodass der Ansatz „Technology follows Process“ zu hohen Kosten bei der Adaption und Anpassung an bestehende Prozesse führen kann. So werden häufig standardisierte technische Lösungen implementiert, die den Status Quo der Prozessstuktur nicht wiederspiegeln. Entscheider erwarten daher von der Einführung neuer technologischer Lösungen auch die Lösung der – oft gewachsenen – organisatorischen Probleme.

Leider werden durch diese Vorgehensweise gerne die zugrundeliegenden Prozesse vernachlässigt. So wird z.B. ein zentrales Identity- and Access-Management eingeführt, aber es wird nicht explizit ermittelt, wie zukünftig die Verwaltung jener Identitäten und Accounts organisiert werden soll. Rollen und Rechte werden vergessen, Abhängigkeiten nicht erkannt, Informationsflüsse nicht festgelegt.

Gerade in Projekten mit hohem technischem Anteil, kommt die Betrachtung der Prozesse oft zu kurz – auch vor dem Hintergrund der Organisationsstrukturen, die das Zusammenwirken unterschiedlicher Akteure erschweren. Der Kollege aus der Technik befasst sich im Regelfall nicht leidenschaftlich mit den „weichen“ Teilen eines Projekts. Seine zentrale Aufgabe ist die Bereitstellung und Konfiguration der technischen Lösung. So wird eine technisch gute Lösung entwickelt, die allerdings nicht optimal genutzt werden kann, wenn die erforderlichen Prozesse nicht definiert werden oder nicht für alle verständlich sind.

Allerdings ist ein gemeinsames Verständnis des Projekts die wichtigste Grundlage des Projekterfolgs. Und zu diesem gemeinsamen Verständnis gehören auch die abteilungsübergreifenden Prozesse, die zur optimalen Nutzung der technischen Lösung unerlässlich sind.

Gemeinsames Verständnis durch Visualisierung

Um dieses gemeinsame Verständnis zu erlangen, muss die Prozessdarstellung und -dokumentation einen leichten Zugang zu den Inhalten für alle Beteiligten ermöglichen.

Durch die Visualisierung der Prozesse lassen sich eventuelle Fehleinschätzungen bezüglich der Komplexität einzelner Prozesse aufdecken und auch die komplexen organisatorischen Prozesse werden so übersichtlicher und verständlicher. Nicht sichtbare Schnittstellen zwischen einzelnen Akteuren und Prozessen werden sichtbar gemacht und beeinflussen so die Einschätzung der Relevanz von Projektinhalten.

Der Projektmanager kann anhand von Visualisierungen fehlendes Verständnis bei allen Projektbeteiligten generieren. Visualisierungen helfen dabei, Missverständnisse und Unklarheiten zu vermeiden, Meetings effizienter zu gestalten und verhindern dadurch Kostenüberschreitungen, Verzögerungen und schlechte Ergebnisse. Die Prozessvisualisierung erhöht außerdem die Ressourcentransparenz und vor allem die Verantwortungstransparenz, sodass Verantwortungsbereiche klar definiert werden.

Anhand der Prozessvisualisierung werden Zusammenhänge sichtbar und sie erlauben den Kollegen im Projekt, einen weiteren Wahrnehmungskanal zu nutzen. Die Visualisierungen lassen implizite Aspekte explizit werden und sind so für jeden Projektmitarbeiter zugänglich.

Das heißt: Sie vermitteln auf einfache Weise die relevanten Inhalte.

Achten Sie daher unbedingt darauf, dass Ihre Kollegen im Projekt ab der ersten Vorstellung Zugriff auf die Visualisierungsdokumente haben und diese als Referenz für ihre späteren Aufgaben nutzen können – erstellen Sie eine Prozessbibliothek.

Visualisierungstools sind nicht teuer

Besonders in KMUs herrscht oftmals die Annahme, dass Visualisierungstools nur etwas für große Unternehmen mit vielen komplexen Prozessen sind und sich ansonsten die Investition in ein solches Tool nicht lohnt. Denn dort ist die vermeintliche Notwendigkeit der Standardisierung von Prozess hoch.

Doch auch kleine Unternehmen profitieren von der Nutzung von Visualisierungstools und inzwischen gibt es eine Reihe von kostenlosen oder kostengünstigen Alternativen, die eine große Anzahl an unterschiedlichen Visualisierungsstandards abbilden können (z.B. draw.io, Lucidchart). Und in vielen Fällen tut es auch ein einfaches Whiteboard oder Flipchart.

Visualisierung aktiv im Unternehmen leben

Viel wichtiger aber als die Auswahl des geeinten Tools ist das aktive Leben der Visualisierung. Machen Sie Visualisierungen zu einem festen Bestandteil ihrer Meetings und Projekte. So werden Sie die Fähigkeiten ihres Unternehmens bei der Visualisierung stetig ausbauen und ihren Mitarbeitern und Kollegen fällt es von Mal zu Mal leichter den Visualisierungen zu folgen und diese auch selbst zu erstellen.

Legen Sie außerdem einige interne Visualisierungsstandards fest, sodass ihre Kollegen mit einem gemeinsamen und einheitlichen Darstellungspool arbeiten können. So können alle Beteiligten die Visualisierungen leichter verstehen und erstellen und Sie erreichen garantiert ein besseres gemeinsames Verständnis, als Grundlage für ihren Projekterfolg.

 

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Chancen und Risiken von Cloud-Services lassen sich auf hohem Abstraktionsgrad gut darstellen. Die Entscheidung, welcher Ihrer Geschäftsprozesse auf zielführende Weise durch einen Cloud-Service unterstützt werden kann, bedarf dabei sorgfältiger Vorarbeit und substanzieller Informationen. Wir unterstützen Sie herstellerneutral bei der Bewertung von Cloud-Services, damit Ihre IT-Strategie auf tragfähigen Informationen aufbaut.
Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir auf Basis der Anforderungen Ihrer Unternehmensstruktur eine Zielarchitektur mit Fokus auf die unterschiedlichen Cloud-Strukturen und spezifische Parameter der Cloud-Anbieter. Durch Modellierung und Visualisierung stellen wir sicher, dass Ihre IT-Strategie durch die dafür konzipierten Lösungen passgenau umgesetzt wird. So können Sie sicher sein, dass durch die individuelle Architektur die angestrebten Ziele Ihres Unternehmens erreicht werden.
Im Rahmen Ihres Programm-Managements implementieren wir für Ihre Projekte ein agiles Projektmanagement. Dabei stellen wir die gebündelten Informationen aus der strategischen High-Level-Perspektive bis hinunter zur Umsetzungsebene in den Mittelpunkt der Steuerung. So ist gewährleistet, dass die zu erfüllenden Anforderungen klar identifiziert und entsprechend umgesetzt werden.
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